Wat zit er in "plaat_links_def2(1).pdf"? Geen idee, en dat is precies het probleem. De inkoper gokt, de werkplaats print voor de zekerheid twee versies, en jij zoekt op vrijdagmiddag uit welke van de drie "definitieve" bestanden nu echt definitief is.
Een goede bestandsnaamconventie voor tekeningen lost dat op: tekeningnummer, revisie en omschrijving in de naam, zodat het bestand zelf vertelt wat het is, zonder dat iemand het opent. In dit artikel kies je zo'n conventie, leg je de bron op de juiste plek (in de iProperties, niet in typwerk) en zorg je dat elke export die naam automatisch meekrijgt, bijvoorbeeld met de exporttools van Thundercad. Nooit meer gokken in een mapje "definitief".
Wat een goede bestandsnaam vertelt
Een bestandsnaam is het visitekaartje van een tekening op elke plek waar jouw CAD-systeem niet meekijkt: in een mailbox, op een USB-stick bij de leverancier, in de downloadmap van de klant. Daar moet de naam drie vragen beantwoorden: wat is het (tekeningnummer), welke stand is het (revisie) en waar gaat het over (omschrijving). Een naam als "30125-C-Zijplaat-onderbak.pdf" doet precies dat.
Alles daarbuiten is ruis. Een datum in de naam veroudert bij de eerste wijziging. Woorden als "nieuw", "definitief" of "kopie" zeggen alleen iets over het moment van opslaan, en de initialen van de tekenaar horen in het title block. Hoe minder een naam bevat, hoe langer hij klopt.
Er is nog een tweede winst: sorteren en zoeken. Met het nummer voorop staan alle uitgaves van dezelfde tekening netjes onder elkaar in de exportmap, en vindt de werkvoorbereider met zoeken op "30125" in één keer alles wat bij dat onderdeel hoort. Wie weleens een map met driehonderd "definitieve" PDF's heeft doorgespit, weet hoeveel dat scheelt.
Zo kies je een conventie die blijft werken
Een conventie hoeft niet mooi te zijn, wel eenduidig. Deze vijf regels dekken de meeste tekenkamers:
- één vaste volgorde: eerst nummer, dan revisie, dan omschrijving;
- één scheidingsteken, bijvoorbeeld het koppelteken, en geen spaties of leestekens waar systemen over struikelen;
- een nummerblok met vaste lengte, zodat sorteren in de verkenner klopt;
- de revisie altijd erin, ook bij de eerste uitgave;
- een korte omschrijving in vaste bewoordingen, zonder "definitief" of "nieuw".
Leg per blok vast waar de waarde vandaan komt. Dat klinkt formeel, maar het is een tabelletje van drie regels:
| Blok | Bron-iProperty | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Tekeningnummer | Part Number | 30125 |
| Revisie | Revision Number | C |
| Omschrijving | Description | Zijplaat onderbak |
Kies daarbij bewust in welke taal de omschrijving in de naam komt en houd dat overal gelijk; gemengde talen in één map ogen als twee verschillende systemen. Wijs ook één eigenaar aan die twijfelgevallen beslist, anders ontstaan er langzaam varianten die elk "bijna" de conventie volgen.
Waarom de bron in iProperties hoort
De naam zelf intypen bij het exporteren lijkt onschuldig, maar het is overtypen, en overtypen gaat mis. De ene collega schrijft "Zijplaat", de andere "zijplaat OB", en na een spoedklus heet het bestand ineens naar het projectnummer. Bovendien veroudert een getypte naam stilletjes: wordt revisie C in het model revisie D, dan blijft de oude export gewoon staan alsof er niets gebeurd is.
De oplossing is dezelfde als bij het title block: één bron. Tekeningnummer, revisie en omschrijving staan al in de iProperties van je model of tekening; je title block leest ze daar, je stuklijst leest ze daar, dus laat ook je bestandsnamen ze daar lezen. Wijzig je een veld, dan volgt de rest vanzelf. Voorwaarde is wel dat die velden gevuld en consistent zijn: het iProperty Panel van Thundercad toont daarvoor per documenttype een instelbare datakaart, zodat de afgesproken velden altijd in beeld staan. Hoe je iProperties breder op orde brengt en houdt, beschreven we eerder in iProperties beheren in Inventor zonder chaos.
Benieuwd hoe exports eruitzien die zichzelf benoemen? Met Batch Publish vult de bestandsnaam zich automatisch vanuit je iProperties, voor één tekening of een compleet pakket.
Probeer 30 dagen gratisExports die hun naam automatisch meekrijgen
Met de conventie op papier en de iProperties gevuld, is de laatste stap het automatiseren van de toepassing. Batch Publish exporteert tekeningen in bulk naar PDF, DWG, DXF en STEP en bouwt daarbij de bestandsnaam op uit de iProperties, volgens het patroon dat jij hebt ingesteld. Eén run levert een compleet tekenpakket op waarin elk bestand identiek is benoemd, wie er ook op de knop drukte, en dat werkt ook samen met Vault.
Daarmee verdwijnt ook het hernoemrondje achteraf, precies de stap die onder tijdsdruk als eerste sneuvelt. De export van een spoedklus krijgt dezelfde nette naam als die van een rustige dinsdagochtend. Waar al die netjes benoemde bestanden vervolgens moeten landen, is de andere helft van het verhaal; daarvoor schreven we Een exportmap-structuur die iedereen snapt.
Invoeren zonder je archief te slopen
De grootste fout bij een nieuwe conventie is met terugwerkende kracht willen opruimen. Bronbestanden hernoemen breekt verwijzingen tussen samenstellingen, tekeningen en onderdelen; doe dat nooit los in de verkenner. Laat het archief dus met rust en pas de conventie toe vanaf nu: nieuwe projecten volgen de regels, oude projecten volgen vanzelf bij hun eerstvolgende revisie.
Eist een klant zijn eigen naamgeving, bijvoorbeeld met een projectcode voorop, maak daar dan een apart exportpatroon voor in plaats van je interne conventie te verbouwen. Intern blijft alles op nummer-revisie-omschrijving staan; alleen wat naar die klant de deur uitgaat, krijgt zijn opmaak. Zo blijft je eigen archief voorspelbaar.
Meer dan een A4 documentatie en een controlemoment bij vrijgave heeft de invoering niet nodig. Na een paar weken went het rijtje nummer-revisie-omschrijving zo sterk dat elke afwijkende naam direct opvalt, en dat is precies de bedoeling.
Veelgestelde vragen
Moet de omschrijving echt in de bestandsnaam?
Strikt nodig is alleen nummer plus revisie; die combinatie is uniek. De omschrijving is er voor iedereen zonder toegang tot jouw systemen: de werkplaats, de leverancier, de klant. Voor hen maakt "30125-C-Zijplaat-onderbak" het verschil tussen direct grijpen en eerst openen. Houd hem wel kort.
Wat doe ik met duizenden bestaande bestanden?
Niets, en dat is een serieus antwoord. Hernoemen met terugwerkende kracht kost dagen en breekt verwijzingen in je CAD-omgeving. Pas de conventie toe op alles wat vanaf nu wordt uitgegeven; binnen een paar maanden is alles wat er actief toe doet vanzelf overgezet.
Werkt dit ook voor STEP en DXF naar leveranciers?
Juist daar. Een leverancier ziet alleen bestandsnamen, geen iProperties, dus de naam is zijn enige houvast voor nummer en revisie. Met Batch Publish krijgen PDF, DWG, DXF en STEP dezelfde opgebouwde naam mee; dat probeer je gewoon een maand gratis uit op je eigen tekenpakket.