De mappenstructuur die je op dag één in Vault neerzet, gaat jaren mee. Niet omdat hij zo goed is, maar omdat verhuizen achteraf pijn doet: verwijzingen, zoekpaden en gewoontes groeien eraan vast. Wie de eerste indeling "even snel" aanmaakt om te kunnen beginnen, werkt er jaren later nog omheen.
Dit artikel gaat over die eerste inrichting: de afwegingen achter het inrichten van een Vault-mappenstructuur die meegroeit met je bedrijf. Van de hoofdkeuze tussen project- en productmappen tot de vraag hoe diep een boom mag worden en welke naamconventie zoekwerk voorkomt, met een compacte startstructuur als vertrekpunt. De inrichting zelf is denkwerk dat je één keer goed wilt doen; het dagelijkse navigeren en publiceren erin maakt een toolbox als Thundercad daarna een stuk vlotter.
Kom je van losse Windows-mappen, dan is de overstap zelf een verhaal apart; dat beschreven we in Van Windows-mappen naar Vault: de overstap zonder drama. Hier gaat het over de structuur die je in Vault neerzet zodra die keuze gemaakt is.
Per project of per producttype?
De eerste en belangrijkste keuze. Voor een machinebouwer die klantspecifiek werkt, voelt een projectstructuur natuurlijk: elke opdracht een eigen map, alles van die opdracht bij elkaar. Voor een bedrijf dat varianten van dezelfde producten levert, ligt een productstructuur meer voor de hand: het product is de constante, opdrachten komen en gaan.
Beide smaken hebben een keerzijde. Een pure projectstructuur verstopt hergebruik: het frame dat vorig project prima werkte, zit begraven in die oude projectmap, dus kopieert iemand het "voor de zekerheid" naar het nieuwe project, met dubbele bestanden en uiteenlopende versies als gevolg. Een pure productstructuur laat klantspecifiek werk juist zweven: waar laat je de special die maar één keer gebouwd wordt en nergens in de catalogus past?
In de praktijk werkt een hybride het best: één tak voor alles wat je hergebruikt (producten, standaarddelen, bibliotheken) en één tak voor alles wat order- of klantgebonden is (projecten). Twijfel je waar het zwaartepunt ligt, kijk dan naar hoe verkoop verkoopt. Verkoop je opdrachten, dan domineert de projecttak; verkoop je configuraties uit een catalogus, dan de producttak. De structuur moet het werk volgen, niet andersom.
Bibliotheken en standaarddelen: apart en beschermd
Wat je hergebruikt, staat nooit in een projectmap. Normdelen uit het Content Center, koopdelen met een eigen artikelnummer en eigen standaarddelen zoals frames, klemplaten en bordestrappen krijgen een eigen bibliotheektak. Daar zijn twee redenen voor. De praktische: iedereen weet waar de vrijgegeven, gereedschapsklare delen staan, dus niemand hoeft in oude projecten te graven. De beheersmatige: op een bibliotheek zet je strakkere rechten, zodat een standaarddeel niet "even" wordt aangepast voor één project terwijl twintig andere samenstellingen ernaar verwijzen.
Houd de bibliotheek klein en bewaakt: er komt pas iets in als het is vrijgegeven en volgens de conventie benoemd. Een bibliotheek waar iedereen vrij in schrijft, is binnen een jaar gewoon een tweede projectmap. Hoe werkmap, bibliotheken en het projectbestand aan de Inventor-kant samenhangen, lees je in Orde in je Inventor-projectmappen; die basis blijft ook met Vault overeind.
Hoe diep mag de boom worden?
Vuistregel: drie niveaus onder de hoofdmap, hooguit vier. Elke extra laag betekent extra klikken, maar vooral extra twijfel. Hoe dieper de boom, hoe vaker twee collega's hetzelfde soort bestand op verschillende plekken wegschrijven, omdat er onderweg meer afslagen zijn om net iets anders te kiezen. En diepe structuren komen terug in de lokale werkmap, waar erg lange mappaden op den duur voor gedoe zorgen.
Breed verslaat diep. Liever acht duidelijke mappen naast elkaar dan een keurig geneste logica van vijf lagen waar niemand zonder nadenken doorheen navigeert. De test is simpel: moet je bij het wegschrijven nadenken over het niveau waarop iets hoort, dan is de boom te diep of de regel te vaag. Zoeken op eigenschappen vangt de rest op; de boom hoeft niet elke denkbare vraag te beantwoorden, alleen de dagelijkse.
Een handig ijkpunt is de nieuwe collega. Kan die na een rondleiding van tien minuten zelfstandig bestanden wegschrijven en terugvinden, dan zit de boom goed. Is er een uitlegdocument van drie kantjes nodig, dan is de structuur het probleem, niet de collega.
Ook in een strakke structuur blijft er te navigeren. Met Go To Folder spring je vanuit Inventor direct naar de map van het geopende bestand, en met Frequent Folder staan je vaste project- en bibliotheekmappen altijd één klik verderop.
Probeer 30 dagen gratisNaamgeving die zoekwerk voorkomt
Bestandsnamen eerst, want daar is één regel heilig: elke bestandsnaam is uniek binnen de hele Vault. Inventor lost verwijzingen op bestandsnaam op; twee verschillende onderdelen die allebei "plaat-01" heten, zijn vragen om verwisselde verwijzingen. Verder werkt sober het best:
- Gebruik het artikelnummer als bestandsnaam en zet de omschrijving in de iProperties, niet andersom. De naam is voor de machine, eigenschappen zijn voor mensen.
- Geen versies, datums of "definitief" in de naam: versiebeheer is precies wat Vault al voor je doet.
- Geef hoofdmappen een vast nummervoorvoegsel (01 Bibliotheken, 02 Producten, 03 Projecten), zodat de volgorde overal dezelfde is en nieuwe mappen niet tussen de bestaande schuiven.
- Laat projectmappen beginnen met het projectnummer, gevolgd door een korte omschrijving; dan sorteren ze vanzelf chronologisch en vindt iedereen ze op nummer.
- Vermijd afkortingen die maar één afdeling snapt. Een nieuwe collega moet de boom kunnen lezen zonder woordenboek.
Over de vraag wat er ín dat artikelnummer moet zitten, betekenis of juist niet, gaan we hier bewust niet; dat is een eigen discussie. Voor de mappenstructuur telt alleen dát er één conventie is en dat iedereen hem volgt.
Een startstructuur die meegroeit
Als vertrekpunt, bewust compact gehouden:
| Map | Wat er staat |
|---|---|
| $/01 Bibliotheken/Content Center | Normdelen die Inventor zelf plaatst; alleen beheerd, nooit handmatig gevuld. |
| $/01 Bibliotheken/Koopdelen | Catalogusdelen met eigen artikelnummer, vrijgegeven en met gevulde eigenschappen. |
| $/01 Bibliotheken/Standaarddelen | Eigen herbruikbare constructies: frames, klemplaten, hekwerken. |
| $/02 Producten | Modellen en tekeningen van wat je herhaald levert, per productgroep één map. |
| $/03 Projecten | Order- en klantgebonden werk; mapnaam begint met het projectnummer. |
| $/04 Sjablonen en standaarden | Sjabloonbestanden, titelblokken en stijlen, alleen door de beheerder te wijzigen. |
Zes takken, meer niet. Nieuwe productgroepen en projecten groeien op hun eigen niveau mee zonder de logica te raken. Wat je vooral niet doet: voor elk denkbaar geval alvast een lege map klaarzetten. Lege mappen nodigen uit tot eigen interpretaties, en eigen interpretaties zijn precies wat je met een structuur probeert te voorkomen.
Bewaak de structuur de eerste weken actief: loop wekelijks een kwartier door de nieuwe bestanden en verplaats wat verkeerd staat meteen, binnen Vault en dus met behoud van verwijzingen. Een strakke boom betaalt zich daarna dagelijks uit, tot aan de uitgifte toe: met Batch Publish uit Thundercad publiceer je tekeningen in bulk naar PDF, DWG, DXF of STEP, rechtstreeks in samenwerking met Vault, zonder dat iemand mappen hoeft af te lopen.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de structuur later nog omgooien?
Het kan: binnen Vault verplaats je bestanden met behoud van verwijzingen. Maar het blijft werk, het breekt zoekgewoontes en het went slecht, dus in de praktijk gebeurt het zelden grondig. Reken de middag denkwerk vooraf dus gerust als de goedkoopste verbouwing die je ooit doet.
Waar laten we klantspecials in een productstructuur?
In de projecttak, ook als de special grotendeels uit productdelen bestaat. De samenstelling van de special is ordergebonden en hoort bij het project; de herbruikbare delen eronder blijven gewoon in de producttak staan en worden alleen geplaatst. Zo blijft hergebruik zichtbaar en raakt de producttak niet vervuild met eenmalig werk.
Wat merken we in het dagelijks werk van een goede structuur?
Minder zoeken, minder verkeerd weggeschreven bestanden en een uitgifte die niet begint met mappen aflopen. Het navigatiewerk dat overblijft, automatiseer je met Go To Folder en Frequent Folder; die probeer je samen met de rest van Thundercad een maand gratis via de downloadpagina.