Veertien bestanden staan uitgecheckt op naam van een collega die er al jaren niet meer werkt. Drie projecten hebben de status "actief" terwijl de machines allang bij de klant draaien. Er is een map "oud", een map "oud definitief" en een handvol samenstellingen met "kopie" in de naam waarvan niemand durft te zeggen of ze nog ergens voor dienen. Geen enkele kluis begint zo. Vrijwel elke kluis eindigt zo, tenzij iemand ingrijpt.
Het goede nieuws: dat ingrijpen hoeft geen project van weken te zijn. Met een gerichte voorbereiding kun je je Vault opruimen in één dag met het hele team: het achterstallige beheer in één keer weggewerkt, plus een paar afspraken zodat het daarna schoon blijft. Een toolbox als Thundercad houdt het dagelijkse Inventor-werk licht, maar tegen een dichtgeslibde kluis helpt maar één ding: een dag met z'n allen de mouwen opstropen. Dit is het draaiboek.
Waarom elke kluis dichtslibt
Een Vault vervuilt niet door onwil maar door voorrang: er is altijd een project dat belangrijker is dan opruimen. Daarbovenop is opruimen niemands taak, heerst de angst dat "die kopie misschien nog nodig is", laten vertrekkende collega's werkkopieën achter en kennen projecten wel een duidelijke start maar geen afsluitritueel. Vijf oorzaken, en geen ervan lost zichzelf op. De symptomen stapelen zich intussen stilletjes op: zoeken duurt langer, dubbelingen kweken nieuwe dubbelingen en nieuwe collega's kopiëren de rommel omdat ze aannemen dat het de standaard is.
Wat het kost, blijft lang onzichtbaar. Tot een werkvoorbereider een middag zoekt naar de juiste versie van een frame, of een collega doorwerkt op een verouderde werkkopie omdat het origineel al maanden op iemands naam staat. Tegen die tijd is de kluis niet alleen rommelig maar ook onbetrouwbaar, en onbetrouwbaar is duurder dan rommelig: mensen bouwen er schaduwarchieven naast op netwerkschijven, en dan heb je twee problemen.
De week ervoor: inventariseren
De opruimdag slaagt of mislukt in de week ervoor. Draai een paar lijsten uit en je weet precies hoe groot de klus is:
- alles wat langer dan een paar weken uitgecheckt staat, gegroepeerd per persoon;
- bestanden op naam van collega's die er niet meer werken;
- projecten zonder recente activiteit die nog als lopend geregistreerd staan;
- bestandsnamen die meer dan één keer voorkomen, en mappen met namen als "oud", "backup" of "kopie van";
- bestanden die buiten de afgesproken mappenstructuur zijn beland.
Verdeel die lijsten alvast per eigenaar, plan de dag met het hele team en regel twee dingen: iemand met beheerdersrechten in de buurt, en een verse back-up voordat er ook maar iets wordt aangeraakt. Blok de agenda's echt af: een opruimdag waarop drie mensen "even iets tussendoor" doen, wordt een halve opruimdag.
De volgorde op de dag zelf
- Spelregels eerst. Een kwartier met koffie: de back-up staat, en niemand verwijdert vandaag definitief iets. Alles wat weg lijkt te kunnen, verhuist naar een quarantainemap of een archiefstatus.
- Ieder zijn eigen uitgecheckte bestanden. Inchecken wat af is, uitchecken ongedaan maken wat niets om het lijf had. Waarom dit je structureel tijd kost als je het laat liggen, lees je in Check-in-discipline: waarom half ingecheckt werk zo duur is.
- De erfenis van vertrokken collega's. De beheerder handelt hun checkouts af, met de beslisregels hieronder.
- Dubbelingen en zwerfbestanden. Per geval: welk bestand is het origineel, waar verwijzen samenstellingen naar? De rest gaat naar quarantaine.
- Projecten afsluiten. Alles wat klaar is, krijgt zijn eindstatus en verhuist naar het archiefdeel van de structuur. Hoe je dat grondig doet, staat in Project klaar? Zo sluit je het netjes af (en vind je het over vijf jaar terug).
- Opleveren. Tel wat er gedaan is, noteer de restpunten en spreek af wie ze wanneer oppakt.
Houd de volgorde aan: eerst de checkouts, want een bestand dat op iemands naam staat, blokkeert elke andere beslissing erover. In de praktijk vullen de checkouts en de dubbelingen de ochtend, en de projecten de middag.
Een kluis blijft alleen schoon als netjes werken ook de snelste route is. Thundercad haalt het klikwerk uit openen, sluiten, exporteren en metadata bijwerken, zodat de goede gewoonte je geen tijd kost.
Probeer 30 dagen gratisBeslisregels voor de lastige gevallen
Uitgecheckt door iemand die er niet meer werkt: kijk eerst naar de versiegeschiedenis. Verwijzen samenstellingen en tekeningen naar de laatst ingecheckte versie en is er geen spoor van recent werk, maak de checkout dan ongedaan. Zit er wél echt werk in een achtergebleven werkkopie, check hem dan in met een duidelijke opmerking erbij, zodat de volgende weet wat hij aantreft.
Dubbele bestanden: het origineel is het bestand waar andere bestanden naar verwijzen. Beslecht het met waar-gebruikt, verplaats de verliezer naar quarantaine en verwijder hem nooit ter plekke, want ergens kan een oude samenstelling er nog naar wijzen.
Half afgemaakte projecten: die maak je vandaag niet af. De opruimdag is er om de kluis op orde te krijgen, niet om achterstallig engineeringwerk in te halen. Markeren, inplannen, doorgaan.
En bij elke twijfel: quarantaine plus een notitie. Beter tien geparkeerde twijfelgevallen dan één bestand definitief kwijt.
Afspraken die de kluis schoon houden
Zonder afspraken sta je er over een tijdje weer. Vier afspraken maken het verschil:
- een vaste mini-ronde: iedereen loopt aan het eind van de week de eigen checkouts na, vijf minuten werk;
- één eigenaar: iemand bewaakt de signalen, zoals het aantal bestanden dat langer dan een paar weken uitgecheckt staat, en spreekt mensen erop aan;
- een vertrek-checklist: wie het bedrijf verlaat, handelt eerst zijn checkouts en werkkopieën af;
- afsluiten hoort bij het project: eindstatus en archief zijn onderdeel van de projectafronding, niet iets voor ooit.
Zet ten slotte de volgende opruimronde meteen in de agenda. Met de afspraken hierboven is het de volgende keer een ochtend in plaats van een dag, en op den duur een rondje lopen in plaats van een werkdag.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost een opruimdag echt?
Reken op een paar uur voorbereiding voor het uitdraaien en verdelen van de lijsten, en daarna één volle dag met het hele team. Verwacht geen perfecte kluis aan het eind: het doel is de bulk weg en de restpunten belegd. Een tweede ronde is daarna hooguit een ochtend.
Wat doen we met bestanden waar niemand iets over durft te zeggen?
Parkeer ze in de quarantainemap met een notitie en spreek een bewaartermijn af. Wat na die termijn nog onaangeroerd ligt, kan alsnog weg. De versiegeschiedenis van Vault blijft je vangnet: definitief verwijderen is zelden nodig en vrijwel nooit op de dag zelf.
Hoe voorkomen we dat de kluis over een paar maanden weer vol staat?
Met de afspraken uit dit artikel: een wekelijkse mini-ronde, één eigenaar en een vertrek-checklist. En door de dagelijkse handelingen licht te maken, want rommel ontstaat waar netjes werken moeite kost. De gratis proefmaand van Thundercad laat zien hoeveel klikwerk er van een werkdag af kan.