Nog geen Vault? Zo houd je toch grip op je versies

In de projectmap van een klemunit staan drie kandidaten voor de titel "laatste versie": klemunit-definitief.iam, klemunit-definitief-v2.iam en klemunit-definitief-v2-ECHT.iam. De engineer die ze aanmaakte, weet precies welke het is. Iedereen na hem gokt.

Het standaardadvies bij zulke taferelen is een PDM-systeem, maar dat is te makkelijk: niet elk team is daaraan toe, en een aanschaf lost geen gewoontes op. Versiebeheer zonder Vault bestaat wel degelijk. Het steunt op vier afspraken: één projectstructuur, strikte naamgeving, een vrijgavemap die alleen-lezen is en discipline rond kopieën. In dit artikel zetten we ze alle vier neer, inclusief een eerlijk antwoord op de vraag waar mappen ophouden en Vault begint. Nieuwe software is er niet voor nodig; hooguit scheelt een toolbox als Thundercad je onderweg wat klik- en zoekwerk.

Waarom versies mislopen op een gedeelde schijf

Versie-ellende is zelden slordigheid. Die ontstaat uit gedrag dat op het moment zelf volkomen logisch is. Iemand maakt "even een kopietje voor de zekerheid" voordat hij een grote wijziging doorvoert. Iemand mailt een samenstelling naar een collega, die erop verder werkt. Iemand neemt werk mee op een laptop en zet het vrijdagmiddag terug. Drie keer goed bedoeld, drie keer een extra waarheid op de schijf.

Een gedeelde schijf doet daar niets tegen. Er is geen slot dat voorkomt dat twee mensen tegelijk hetzelfde onderdeel bewerken, geen historie die vertelt wat er gisteren nog werkte, en geen systeem dat weet welke van vijf gelijknamige bestanden in de tekeningen wordt gebruikt. Alles wat een PDM-systeem afdwingt, moet hier van afspraken komen. Dat kan, maar dan moeten die afspraken wel expliciet zijn, en door iedereen gedragen.

Afspraak één: overal dezelfde projectstructuur

Grip begint met voorspelbaarheid: elk project krijgt exact hetzelfde skelet. Bijvoorbeeld een werkmap voor de levende Inventor-bestanden, een vrijgavemap voor wat de deur uit ging, en een vervallen-map voor wat ooit waar was. Wie in project A de weg weet, weet hem dan ook in project B, en een bestand dat buiten het skelet staat, valt meteen op als zwerver.

De belangrijkste regel binnen dat skelet: een werkbestand bestaat op precies één plek, in de werkmap van zijn project. Niet ook nog op een persoonlijke schijf, niet in een map "oud", niet op een bureaublad. Hoe je de technische kant inricht, met werkmap, bibliotheken en het projectbestand, lees je in Orde in je Inventor-projectmappen: werkmap, bibliotheken en projectbestand; voor versiebeheer telt vooral dát het overal hetzelfde is.

Afspraak twee: naamgeving zonder definitief-v2-echt

Bestandsnamen zijn de plek waar versiebeheer zonder systeem zichtbaar ontspoort. De remedie is een kleine, harde set regels:

1. Een werkbestand heeft nooit een versienummer in de naam. Er is er maar één van, en dat staat in de werkmap.
2. Woorden als definitief, nieuw, oud, kopie en ECHT zijn verboden in bestandsnamen. Ze beschrijven een moment, en momenten verlopen.
3. Een revisieaanduiding bestaat alleen op uitgiftes: de PDF's en STEP-bestanden in de vrijgavemap dragen een revisieletter volgens één vast patroon.
4. Vervalt een uitgifte, dan verhuist die naar de vervallen-map. Hernoemen op zijn plek is verboden: zo raken samenstellingen en tekeningen hun verwijzingen kwijt.

Afspraak drie: de vrijgavemap is alleen-lezen

De vrijgavemap is het hart van deze werkwijze. Hier staat wat naar werkplaats, klant of leverancier is gegaan: PDF's, STEP- en DXF-bestanden, geordend per revisie. De map is voor iedereen leesbaar en voor bijna iedereen onschrijfbaar; via de rechten op de netwerkmap regel je dat maar één of twee mensen er iets in mogen zetten.

Die ene beperking verandert het spel. De werkplaats en inkoop kijken nooit meer in werkmappen, want alles wat telt staat in de vrijgavemap. De vraag "is dit de goede versie?" krijgt een adres: staat het in de vrijgavemap, dan is het vrijgegeven, anders niet. En omdat niemand er zomaar in kan schrijven, kan een haastige vrijdagmiddag de inhoud niet stilletjes veranderen.

Vrijgeven wordt zo een kleine, bewuste handeling: exporteren, controleren, in de vrijgavemap zetten, oude uitgifte naar vervallen. Wie wil, noteert per vrijgave één regel in een logboekje: datum, wat, waarom. Meer administratie hoeft het niet te zijn.

Afspraak vier: discipline rond kopieën

Kopieën zijn de sluiproute waarlangs alle ellende terugkomt, dus verdienen ze eigen regels. Een kopie mag, maar alleen als experiment, in een eigen kladmap, met een duidelijke naam en een korte houdbaarheid. Een kopie gaat nooit terug over het origineel heen; wie iets uit een experiment wil behouden, bouwt het bewust in het werkbestand in. Extern aanleveren gebeurt met een pack-and-go, nooit door de werkmap te zippen. En op een bestand dat per mail binnenkwam, wordt niet verder gewerkt: dat is bevroren geschiedenis.

Plan daarnaast een vast opruimmoment, bijvoorbeeld aan het eind van elk project: kladmappen leeg, zwervers terug in het skelet of weg. Discipline slijt onder druk; een terugkerend moment waarop iemand de bezem erdoor haalt, houdt de afspraken in leven.

Waar afspraken ophouden en Vault begint

Eerlijk is eerlijk: dit stelsel heeft grenzen. Het kent geen check-in en check-out, dus twee engineers die tegelijk aan dezelfde samenstelling werken, blijven een risico dat je alleen met overleg afdekt. Het kent geen historie: een overschreven werkbestand is weg, en de back-up van vannacht is je enige vangnet. Het weet niet waar een onderdeel allemaal wordt gebruikt, dus hergebruik over projecten heen blijft handwerk. En afspraken slijten: elke nieuwe collega en elke piekweek test ze opnieuw.

Wordt het team groter, werken er dagelijks meerdere mensen in dezelfde samenstellingen, of vragen klanten om aantoonbare beheersing van revisies, dan nadert het punt waarop mappen en discipline niet meer volstaan. Wanneer dat punt echt bereikt is en wat een overstap vraagt, lees je in Heb je Vault nodig? Een eerlijk antwoord voor mkb-teams. Tot die tijd geldt: vier afspraken, consequent volgehouden, schelen je het grootste deel van de versie-ellende.

Veelgestelde vragen

Is een alleen-lezen vrijgavemap niet gewoon Vault in het klein?

Hij leent er één principe van: uitgiftes zijn beschermd en hebben één vindplaats. Maar check-in en check-out, historie en waar-gebruikt-informatie ontbreken volledig. Zie de vrijgavemap dus niet als vervanging van PDM, maar als de grootste stap die je zonder systeem kunt zetten.

Wat doe ik met bestaande bestanden vol -definitief en -v2?

Niet met terugwerkende kracht hernoemen: Inventor-samenstellingen en tekeningen verwijzen naar die namen, en massaal hernoemen breekt verwijzingen. Bevries afgeronde projecten zoals ze zijn en pas de nieuwe regels toe op alles wat vanaf nu start; ruim alleen actieve projecten gericht op.

Kunnen we hiermee beginnen zonder lopende projecten te verstoren?

Ja, en dat is juist de kracht: je voert de afspraken per nieuw project in, zonder migratie of stilstand. Begin met het skelet en de vrijgavemap, want die twee vangen de meeste fouten af. Het exporteren naar die vrijgavemap versnellen kan meteen; daarvoor is de gratis proefmaand van Thundercad genoeg.