Zoeken in Vault: in seconden vinden wat je zoekt

Een werkvoorbereider klapt de mappenboom van Vault open: project, deelsamenstelling, submap, nog een submap. Drie minuten scrollen later staat de gezochte klemplaat nergens, want een collega heeft haar ooit onder een ander project ingecheckt. Uiteindelijk komt het bestand boven water via een belletje naar die collega. Herkenbaar? Dan gebruik je Vault als een dure netwerkschijf.

Zonde, want er zit een serieuze zoekmachine in. Wie zoeken in Vault onder de knie heeft, tikt een paar tekens en heeft het bestand binnen seconden op het scherm, waar het ook staat. In dit artikel lees je hoe je die zoekkant inricht: de snelle zoekbalk, zoeken op eigenschappen, opgeslagen zoekopdrachten voor vragen die elke week terugkomen, en waarom metadata de echte motor onder dat alles is. Een toolbox als Thundercad haalt daarna het stapelwerk rond die bestanden weg, maar het vinden zelf kan Vault prima alleen.

Bladeren is geen zoeken

Een mappenboom kent maar één ordening. Een bestand staat in de map van project A, terwijl je het vandaag zoekt via de klant, morgen via het materiaal en volgende week via de status. Elke vraag die niet toevallig samenvalt met de mapstructuur, kost klikwerk en giswerk. En hoe groter de kluis wordt, hoe vaker je vraag dwars op die structuur staat.

Bladeren leunt bovendien op mapkennis, en die zit in hoofden. Op veel afdelingen is er één collega die alles weet te liggen; is die met verlof, dan valt het zoeken stil. Over die afhankelijkheid schreven we eerder in Terugvinden op eigenschappen in plaats van mapkennis. Hier zoomen we in op de zoekkant van Vault zelf, want daar staat het gereedschap al klaar.

De omslag is vooral een gewoonte: niet meer beginnen bij de mappenboom, maar bij het zoekveld. Wie dat twee weken volhoudt, bladert daarna alleen nog om nieuwe bestanden op de juiste plek in te checken.

De snelle zoekbalk: je eerste reflex

Rechtsboven in de Vault-client zit een zoekveld dat bestandsnamen en eigenschappen tegelijk doorzoekt. Typ een tekeningnummer, een omschrijving of een deel daarvan, en Vault toont alle documenten die erop lijken, uit de hele kluis. Voor het dagelijkse werk, even dat ene onderdeel of die ene tekening openen, is dit veld sneller dan welke mappenstructuur ook.

Twee dingen maken de zoekbalk krachtiger dan hij oogt. Ten eerste zoekt hij door alle geïndexeerde eigenschappen heen, dus ook door omschrijving, projectnummer en materiaal. Ten tweede accepteert hij jokertekens, en dat helpt op de momenten dat je maar een fragment van een nummer weet.

Zoeken op eigenschappen: stel de vraag die je echt hebt

De zoekbalk beantwoordt de vraag "waar is dit bestand". Geavanceerd zoeken beantwoordt de interessantere vraag: "welke bestanden voldoen aan deze voorwaarden". Je stapelt criteria op eigenschappen: materiaal bevat RVS, status is Vrijgegeven, gewijzigd in de laatste veertien dagen. Vault combineert de voorwaarden en toont alleen wat door alle filters komt.

Een paar vragen uit de praktijk van een machinebouwer die zich zo in seconden laten beantwoorden:

• alle vrijgegeven tekeningen van één project, om een compleet productiepakket samen te stellen;
• alle onderdelen in RVS die nog niet zijn vrijgegeven, vlak voor de bestelronde van inkoop;
• alle documenten die een specifieke collega deze week heeft gewijzigd, voor een overdracht bij ziekte;
• alle samenstellingen met een omschrijving als "koelblok", op het moment dat een klant om een variant vraagt.

Het venster voor geavanceerd zoeken oogt kaal, maar dat is juist de kracht: elke eigenschap die in de kluis geïndexeerd staat, is een zoekingang. Hoe meer velden je afdeling vult, hoe meer van dit soort vragen zich zonder rondvragen laten beantwoorden.

Opgeslagen zoekopdrachten: één keer bouwen, elke dag gebruiken

Elke afdeling heeft vragen die wekelijks terugkomen. Welke documenten staan er nog op In bewerking bij mij? Wat is er vrijgegeven sinds de vorige bestelronde? Zulke zoekopdrachten bouw je één keer op eigenschappen en sla je op. Vault bewaart ze als zoekmap: een map die zichzelf ververst en bij het openen altijd de actuele treffers toont.

Daarmee verschuift zoeken van steeds opnieuw intikken naar aanklikken. Een werkvoorbereider die elke ochtend de zoekmap "vrijgegeven, nog niet gepubliceerd" opent, hoeft nooit meer achter engineers aan te lopen met de vraag wat er klaarstaat. En een engineer die een zoekmap "mijn documenten in bewerking" heeft, ziet in één oogopslag wat er nog open staat voordat de werkweek sluit.

Spreek als team wel een paar gedeelde definities af: welke eigenschappen en welke statussen jullie in die opgeslagen zoekopdrachten gebruiken. De opgeslagen zoekopdracht zelf is persoonlijk, maar de criteria eronder horen teamafspraak te zijn. Anders kijkt iedereen naar een andere werkelijkheid en begint de discussie over wat er "klaar" is opnieuw.

Metadata is de echte zoekmachine

Elke zoekopdracht hierboven leunt op één ding: gevulde eigenschappen. Een leeg materiaalveld betekent dat het onderdeel onzichtbaar is voor elke zoekopdracht op materiaal. Een omschrijving als "plaat def2 NIEUW" vindt niemand ooit terug. De zoekmachine van Vault is zo goed als de data die je hem voert; de mooiste criteria helpen niets bij lege velden.

Het goede nieuws: je hoeft niet alles te vullen, alleen de velden waarop je wilt zoeken. Kies er een handvol, bijvoorbeeld omschrijving, materiaal, projectnummer en status, en houd die consequent bij. Hoe je dat organiseert zonder dat het een administratieklus wordt, lees je in iProperties beheren in Inventor zonder chaos; dat onderwerp verdient een eigen artikel.

Veelgestelde vragen

Waarom vindt Vault een bestand niet terug dat er wel staat?

Meestal is het criterium strenger dan je denkt: een spelfout in de zoekterm, een filter op de verkeerde status of een eigenschap die bij dat ene bestand leeg is. Controleer eerst met een bredere zoekopdracht met jokertekens. Komt het bestand dan wel boven, dan weet je meteen welk veld nooit gevuld is.

Zoekt Vault ook in de inhoud van bestanden?

Voor het dagelijkse CAD-werk draait de zoekfunctie op bestandsnamen en geïndexeerde eigenschappen, en dat is precies waarom goed gevulde metadata zo zwaar weegt. Wat niet in een eigenschap staat, is voor de zoekmachine onzichtbaar. Behandel je eigenschappen dus als zoekingangen, niet als administratie.

Wat voegt Thundercad toe aan het zoeken in Vault?

Het zoeken zelf doet Vault; de toolbox pakt het werk eromheen op, zoals gevonden documenten in bulk naar PDF of STEP zetten met Batch Publish. Daarnaast staat Find Item op de roadmap van Thundercad, bedoeld om artikelen en bestanden rechtstreeks vanuit Inventor terug te vinden. De toolbox zelf uitproberen kan met de gratis proefmaand.