Materialen consistent vastleggen: één naam per materiaal

S235, S235JR en 'staal'. Voor jou en je collega's is dat drie keer hetzelfde constructiestaal. Voor Inventor zijn het drie verschillende materialen, elk met een eigen naam, een eigen dichtheid en een eigen regel in elke lijst die je uit het systeem haalt. Zolang alles binnen één project blijft, valt het nauwelijks op. Tot de stuklijsten van een paar projecten bij inkoop op één stapel landen.

Dan blijkt dezelfde plaat onder drie namen te bestaan, telt niemand de kilo's staal nog vlot bij elkaar en maakt de ERP-koppeling braaf drie artikelen aan waar er één had moeten zijn. Materialen beheren in Inventor is daarom in de kern een naamgevingsvraagstuk: één beheerde naam per materiaal, in elke bibliotheek, in elk model. In dit artikel lees je hoe je de materiaalbibliotheek opschoont, hoe je die ene naamlijst afspreekt en hoe je bestaande modellen in bulk omzet, onder meer met een toolbox als Thundercad.

Waarom drie namen duurder zijn dan één

Een computer groepeert op exacte tekst. Sorteer of filter je een stuklijst op materiaal, dan vormen S235 en S235JR twee gescheiden groepen, en 'staal' een derde. De werkvoorbereider die wil weten hoeveel kilo constructiestaal er in het project zit, telt dus handmatig drie regels op, elke keer opnieuw. Gaat de stuklijst door naar een ERP-systeem, dan ontstaan daar drie materiaalrecords, met later drie voorraadposities en drie inkoopregels voor exact dezelfde plaat.

De tweede rekening zit in de eigenschappen achter de naam. Wie 'even snel' een eigen materiaal aanmaakt, vult zelf een dichtheid in, en dat gaat regelmatig mis. Drie varianten van hetzelfde staal betekenen drie plekken waar die fout kan zitten, zonder dat iemand het verschil op de tekening ziet. Wat er gebeurt als daardoor massa's in je project gaan zwerven, en hoe je dat controleert, lees je in Gewichten en materialen in je stuklijst die écht kloppen. Hier pakken we de oorzaak aan: de namen zelf.

Hoe de wildgroei ontstaat

Niemand besluit bewust om drie namen voor hetzelfde staal te voeren. Het sluipt erin, langs een paar vaste routes:

• Templates met een oude bibliotheek. Een nieuw onderdeel erft het materiaal en de bibliotheekkoppeling van de template, inclusief namen die al lang vervangen hadden moeten zijn.
• Kopiëren van oude projecten. Een gekopieerd onderdeel neemt zijn materiaal mee, uit de bibliotheek van toen. Zo blijft een afgeschreven naam nog vele projecten doorleven.
• Lokale bibliotheken per werkplek. Zonder gedeelde bibliotheek maakt iedere engineer zijn eigen varianten aan, met eigen spelling en eigen eigenschappen.
• Haastwerk bij een deadline. Het juiste materiaal staat er niet tussen, dus iemand maakt ter plekke 'RVS' aan en werkt door. Begrijpelijk, en precies zo ontstaat variant nummer vier.
• Geïmporteerde bestanden. STEP-bestanden van leveranciers komen binnen met een generiek materiaal en blijven daar vaak op staan.

Herken je twee of drie routes, dan weet je ook waarom een verbodsbriefje niet werkt: je moet de standaardroute makkelijker maken dan de sluiproute.

Eén beheerde naamlijst als fundament

De kern van de oplossing is een korte, beheerde lijst: per materiaal dat jullie echt gebruiken precies één naam. Die lijst is geen document voor de la, maar de inhoud van de gedeelde materiaalbibliotheek. Een paar afspraken maken hem houdbaar:

• Kies per materiaal de aanduiding waarop je bestelt en produceert, dus de normnotatie die inkoop en werkplaats herkennen, niet een koosnaam als 'staal' of 'gewoon RVS'.
• Leg per naam vast waarvoor hij dient, zodat niemand hoeft te gokken welke variant de juiste is.
• Wijs één beheerder aan. Nieuwe materialen komen er alleen via die persoon in, met gecontroleerde dichtheid en eigenschappen.
• Zet de gedeelde bibliotheek voor de rest van het team op alleen-lezen, zodat de lijst niet stilletjes weer uitdijt.

Hoe korter de lijst, hoe groter de kans dat iedereen hem gebruikt. Twintig materialen die kloppen zijn meer waard dan tweehonderd waarvan de helft dubbel is.

De materiaalbibliotheek opschonen in vier stappen

1. Inventariseer wat er nu in omloop is. Exporteer van een handvol recente projecten de stuklijst met materiaalkolom en verzamel alle unieke namen. Grote kans dat je schrikt: tientallen varianten voor een handjevol echte materialen.
2. Bepaal per cluster de winnaar. Zet alle spellingen van hetzelfde materiaal bij elkaar en kies per cluster de naam die op de beheerde lijst komt. Controleer meteen de dichtheid en de overige eigenschappen van die winnaar.
3. Bouw de schone gedeelde bibliotheek. Zet alleen de winnaars erin, koppel de bibliotheek in het project aan alle werkplekken en pas de templates aan zodat nieuwe onderdelen er automatisch uit putten.
4. Archiveer de oude bibliotheken. Verwijder ze niet meteen, maar haal ze uit de projectconfiguratie. Oude modellen blijven dan te openen, terwijl nieuwe modellen alleen nog de schone lijst zien.

Bestaande modellen in bulk omzetten

Met een schone bibliotheek is het nieuwe werk geregeld, maar je bestaande modellen verwijzen nog massaal naar de oude namen. Onderdeel voor onderdeel openen en omzetten is geen optie: bij een samenstelling van vierhonderd posities ben je een dag bezig en sla je er gegarandeerd een paar over.

Pak het daarom per samenstelling aan. Met Assembly iProp Menu van Thundercad zie je de eigenschappen van een complete samenstelling in één lijst, inclusief wat er per onderdeel aan materiaal is vastgelegd. Filter op de oude namen, selecteer de hele groep en werk die in één bulkactie bij naar de naam van de beheerde lijst, in plaats van bestand voor bestand te klikken. Dezelfde aanpak werkt trouwens voor projectnummers, omschrijvingen en andere velden; hoe je dat organiseert lees je in Metadata van een complete samenstelling in één keer bijwerken.

Probeer niet je hele archief in één weekend om te zetten. De volgorde die in de praktijk werkt: eerst de samenstellingen die nu in bewerking zijn, daarna elk oud project op het moment dat het voor een wijziging of herhaalorder toch opengaat. Zo groeit het schone bestand vanzelf mee met het werk, zonder aparte opruimweken.

Zo blijft het schoon

Opschonen is een project, schoon houden is een gewoonte. Drie dingen houden de lijst op orde. Nieuwe materialen komen er alleen via de beheerder in, met een korte motivatie waarom de bestaande lijst niet volstaat. Geïmporteerde STEP-bestanden krijgen bij binnenkomst een echt materiaal uit de lijst, of een expliciete markering dat de massa handmatig is ingevuld. En bij de vrijgave van een project kijkt iemand één keer naar de materiaalkolom van de stuklijst.

Na een paar projecten wordt de controle saai, en dat is precies de bedoeling: geen verrassingen meer in de materiaalkolom, gewichten die je kunt vertrouwen en een ERP zonder drievoudige artikelen.

Veelgestelde vragen

Moet ik afgeronde projecten met terugwerkende kracht omzetten?

Nee. Een afgerond project dat nooit meer opengaat, doet geen kwaad met oude materiaalnamen. Zet alleen om wat opnieuw in bewerking komt, bijvoorbeeld bij een herhaalorder of revisie. Zo besteed je de moeite aan modellen die nog een toekomst hebben.

Kies ik S235 of S235JR als winnende naam?

Kies de aanduiding waarop je daadwerkelijk bestelt en certificeert, in de meeste werkplaatsen is dat de volledige normnotatie zoals S235JR. Belangrijker dan de keuze zelf is dat er precies één winnaar is en dat inkoop en werkvoorbereiding dezelfde naam hanteren. Leg de keuze vast in de naamlijst, dan is de discussie eenmalig.

Hoeveel werk is zo'n opschoonactie?

Reken, als aanname, op een dagdeel voor het inventariseren en opbouwen van de schone bibliotheek, en daarna op minuten per samenstelling wanneer je in bulk omzet in plaats van per bestand. Wil je dat bulkwerk met Assembly iProp Menu in je eigen modellen zien, dan kun je Thundercad 30 dagen gratis proberen.