Project- en ordernummers overal hetzelfde, van map tot titelblok

Hoe vaak per dag zoekt iemand bij jullie iets op een nummer? De werkvoorbereider zoekt op het ordernummer uit het ERP, de engineer op het projectnummer in de mapnaam, de monteur op wat er toevallig in het titelblok staat. Zolang die nummers overal hetzelfde zijn, merkt niemand er iets van. Zodra ze verschillen, begint het uitzoekwerk: is map P8317 dezelfde klus als verkooporder 4126, en hoort de tekening waar 8317-B op staat daar nu wel of niet bij?

Dat uitzoekwerk is volledig te voorkomen. In dit artikel trek je één nummer als rode draad door je omgeving, zodat projectnummer en ordernummer overal in je CAD-werk hetzelfde zijn: van mapnaam tot titelblok en van iProperty tot exportbestand. Het meeste is afspraak en discipline; voor het bijwerken van bestaand werk in bulk helpt een toolbox als Thundercad. En om het afgebakend te houden: artikelnummers voor herbruikbare onderdelen zijn een eigen systematiek met eigen regels, die hier bewust buiten beschouwing blijft. Dit gaat over het nummer dat een klus door het bedrijf volgt, van opdracht tot oplevering.

Waarom de nummers uit elkaar gaan lopen

Er is meestal niemand die een fout maakt, en toch ontstaan er drie schrijfwijzen. Verkoop maakt in het ERP een order aan en krijgt automatisch een ordernummer. Engineering start een projectmap en plakt er een eigen projectnummer op, want dat deden we altijd al. De tekenaar neemt over wat er in het sjabloon van een vorige klus stond. Drie systemen, drie gewoontes, drie nummers die nét niet gelijk zijn.

De rekening komt verspreid binnen, en juist daardoor valt hij niet op:

• zoeken duurt overal langer, want elke vraag begint met vertalen tussen nummers;
• exports belanden in de verkeerde map of onder een oude naam bij de klant;
• werkvoorbereiding koppelt tekeningen handmatig aan orders, elke week opnieuw;
• bij een vraag of claim, soms lang na levering, is lastig aan te tonen welke tekening bij welke order hoorde.

Kies één leidend nummer en één schrijfwijze

De eerste afspraak: welk nummer is de rode draad? Bij bedrijven waar één order één klus is, is het ordernummer uit het ERP de logische keuze: dat nummer bestaat het eerst en iedereen buiten engineering kent het al. Lopen er meerdere orders onder één project, kies dan het projectnummer als draad en leg per order op één plek vast bij welk project hij hoort, meestal in het ERP zelf.

De tweede afspraak: één schrijfwijze. Een vast aantal posities, wél of geen voorvoegsel, geen spaties of leestekens die in bestandsnamen toch weer sneuvelen. Zet het op één A4 met drie goede en drie foute voorbeelden, en hang dat niet alleen bij engineering maar ook bij verkoop en werkvoorbereiding. De meeste afwijkingen ontstaan namelijk niet uit onwil, maar omdat niemand wist dat er een afspraak was.

Van mapnaam tot bestandsnaam

De projectmap begint met het nummer, gevolgd door een korte omschrijving: eerst het nummer, want daarop wordt gesorteerd en gezocht. Alles van de klus leeft onder die ene map. Submappen erven het nummer niet: één keer in het pad is genoeg, en dubbel opnemen betekent dubbele kans op typefouten.

Voor bestandsnamen geldt dezelfde nuchtere regel: projectgebonden bestanden dragen het nummer, zodat een losse PDF in een mailbox of op een USB-stick altijd naar zijn klus terugwijst. Dat wil je niet met de hand bijhouden; hoe je bestandsnamen automatisch opbouwt uit iProperties, inclusief het projectnummer, staat in Bestandsnamen automatisch opbouwen uit iProperties.

In iProperties en op het titelblok

Dan de kern. Het nummer hoort in je CAD-omgeving één bron te hebben: een iProperty, bijvoorbeeld het projectveld. Het titelblok leest dat veld uit, net als je stuklijst en je zoekfunctie. Typ het nummer dus nooit los in een tekening; daarmee maak je een tweede bron die stilletjes kan afwijken van de eerste. Staat het veld goed, dan staat het overal goed.

Bij een nieuw project is dat één keer invullen. Bij een samenstelling van driehonderd onderdelen is het monnikenwerk, en precies daar haken teams af. Met Assembly iProp Menu zet je het projectnummer in één keer op alle onderdelen van een samenstelling, in plaats van bestand voor bestand. Hoe je zo'n bulkactie breder aanpakt, ook voor andere velden, lees je in Metadata van een complete samenstelling in één keer bijwerken.

Het nummer mee in elke export

Alles wat de deur uit gaat, een PDF voor de klant, een DXF voor de plaatleverancier, een STEP voor een matrijzenmaker, hoort het nummer in de bestandsnaam te dragen. De ontvanger heeft jouw mapstructuur niet; de bestandsnaam is het enige dat meereist. Spreek daarom een vaste exportnaam af waarin het nummer vooraan staat, en laat die naam uit de iProperties komen in plaats van uit typwerk op de valreep.

Wie tekeningen per stuk exporteert, houdt zo'n afspraak een week vol en gaat dan weer improviseren. Met Batch Publish publiceer je alle tekeningen van een klus in één run naar PDF, DWG, DXF en STEP, en dat werkt ook samen met Vault. Zo gaat het complete pakket in één keer en volgens dezelfde afspraken de deur uit.

Bestaand werk bijtrekken

Dan ligt er nog het oudere werk, waarin het nummer op drie manieren geschreven staat. Alles bijwerken is zonde van de tijd; niets doen betekent nog jaren vertalen. De middenweg:

1. maak een lijst van wat nog leeft: lopende orders, machines in onderhoud, producten waarop wordt doorontwikkeld;
2. trek van die projecten eerst de mapnamen gelijk aan de afspraak;
3. vul daarna per samenstelling het nummerveld in bulk; per project is dat een kwestie van minuten in plaats van een middag;
4. ververs titelblokken niet massaal, maar bij de eerstvolgende wijziging van elke tekening;
5. laat het archief met rust: dat blijft vindbaar via de projectmap.

Veelgestelde vragen

Projectnummer of ordernummer: welke maak je leidend?

Het nummer dat het langst meegaat en buiten engineering het bekendst is. Is één order één klus, neem dan het ordernummer uit het ERP. Vallen er meerdere orders onder één project, kies dan het projectnummer en registreer de koppeling met de orders op één vaste plek.

Moet het nummer echt in elke bestandsnaam?

In elk geval in de mapnaam en in alles wat het bedrijf verlaat. Binnen de projectmap mag je er pragmatischer in zijn: daar vertelt het pad al bij welke klus een bestand hoort. Buiten die map is de bestandsnaam de enige drager van die informatie.

Hoeveel werk is het bijtrekken van bestaand werk?

Met bulkgereedschap valt het mee: reken als aanname op minuten per samenstelling voor het vullen van het nummerveld, plus eenmalig mapnamen gelijktrekken per project. Zelf voelen hoe dat werkt: probeer Thundercad 30 dagen gratis.