Welke taak kost je in Inventor de meeste tijd per week? Grote kans dat je nu de taak noemt die je het meest irriteert. En grote kans dat dat niet dezelfde is. Irritatie onthoud je namelijk; verspreide seconden voel je niet. Juist daarom wijst gevoel bijna altijd de verkeerde automatiseringskandidaat aan.
Daar bestaat een simpele remedie voor: repetitief werk meten voordat je er iets aan doet. Niet met tijdschrijfsoftware of een adviseur, maar met een A4, een potlood en één werkweek turven. In dit artikel krijg je de complete methode: welke categorieën je turft, hoe je streepjes omrekent naar uren en hoe je daaruit je top-drie automatiseringskandidaten haalt. Pas daarna wordt het interessant om naar gereedschap te kijken, of dat nu een macro is of een toolbox als Thundercad.
Voor de goede orde: dit is de persoonlijke nulmeting. Wat al dat klikwerk je afdeling als geheel kost, en vanaf welk punt automatiseren loont, zijn andere vragen; daarvoor verwijzen we onderweg naar twee eerdere artikelen.
Waarom je gevoel de verkeerde taak aanwijst
Irritatie is een maat voor intensiteit, niet voor duur. Het wekelijkse printen van een tekenpakket voelt als verspilling omdat het één aaneengesloten, geestdodend uur is. Maar de vijf keer per uur dat je door mappen bladert op zoek naar het juiste bestand voelt als niets, want elke losse keer duurt maar een halve minuut en hoort zogenaamd gewoon bij het werk.
Reken het na, met aannames die je straks door je eigen streepjes vervangt: vijf zoekacties per uur, veertig seconden per keer, acht werkuren per dag. Dat is ruim vijfentwintig minuten per dag, meer dan twee uur per week. Het gehate printuur staat daar bleekjes naast, maar vraag een engineer naar zijn grootste tijdvreter en het printen wint. Dat zulke kleine handelingen op afdelingsniveau optellen tot hele werkdagen per maand, rekenden we eerder voor in Wat kost repetitief werk je engineeringteam écht?; hier gaat het om de vraag waar ze in jouw week zitten.
De turfmethode: één week, één A4
De opzet kost tien minuten. Zet vooraf een lijst met categorieën op papier; turven in een bestand werkt niet, want dan kost het streepje zelf alweer een venster en een klik. Een bruikbare startlijst voor Inventor-werk:
- bestanden zoeken: bladeren naar de juiste map, het juiste project, de juiste revisie
- samenstellingen openen en wachten tot alles geladen is
- exporteren naar PDF, DWG, DXF of STEP, en printen
- iProperties invullen of corrigeren: omschrijving, materiaal, status
- stuklijsten verversen en overzetten naar Excel
- tekeningen bijwerken na een modelwijziging
- herstelwerk: fouten repareren van jezelf of van een ander
- overig: alles wat vaker dan drie keer voorkomt, met een steekwoord erbij
Zet een streepje op het moment dat de handeling klaar is, nooit achteraf uit het geheugen. De duur meet je niet per keer; dat houdt niemand vol. Klok elke categorie twee of drie keer met de stopwatch van je telefoon en noteer het gemiddelde als eenheidstijd. Vijf werkdagen volhouden is genoeg.
Van streepjes naar minuten
Aan het eind van de week is de verwerking een kwartier werk: aantal streepjes maal eenheidstijd, en sorteren op de uitkomst. Een fictieve maar herkenbare uitslag, waarbij alle duren nadrukkelijk aannames zijn:
| Handeling | Turven | Per keer | Per week |
|---|---|---|---|
| Bestanden zoeken | 150 | 30 s | 1 u 15 |
| Samenstellingen openen en wachten | 25 | 4 min | 1 u 40 |
| Exporteren en printen | 40 | 2 min | 1 u 20 |
| Herstelwerk | 6 | 15 min | 1 u 30 |
| iProperties invullen | 60 | 45 s | 45 min |
| Stuklijst naar Excel | 10 | 6 min | 1 u |
Twee dingen vallen bij zo'n uitslag bijna altijd op. Eén: het totaal. Ruim zeven uur per week aan handelingen die geen ontwerpwerk zijn, bijna een volle werkdag. Twee: de volgorde. De categorie waar deze engineer over klaagde, exporteren, staat niet bovenaan; het wachten op zware samenstellingen en het onzichtbare zoeken winnen. Precies daarom turf je eerst en concludeer je pas daarna.
Staan zoeken, openen of exporteren in jouw top drie? Dat zijn precies de handelingen die Thundercad in één klik of in bulk afhandelt, zodat je meetweek er de volgende keer heel anders uitziet.
Probeer 30 dagen gratisJe top-drie kandidaten kiezen
Sorteren op minuten per week geeft je eerste ranglijst, maar minuten zijn niet het hele verhaal. Weeg per kandidaat drie dingen mee:
- Volume: hoeveel tijd staat er per week, en was de meetweek representatief voor je normale werk?
- Foutgevoeligheid: een handeling die af en toe misgaat, zoals een stuklijst handmatig overtypen, weegt zwaarder dan de kale minuten suggereren.
- Energie: van twee gelijke kandidaten wint degene die je het meest tegenstaat, want die oplossing ga je ook echt gebruiken.
Zoeken en wachten scoren meestal op volume, overtypen op foutgevoeligheid, printen op irritatie. Maak het lijstje niet langer dan drie: kandidaat vier en vijf komen vanzelf aan de beurt zodra de eerste drie zijn opgelost. Of een kandidaat de bouw- of aanschafmoeite waard is, is de volgende vraag; de drempels daarvoor vind je in Wanneer is automatiseren rendabel? Drie drempels.
Houd de meting eerlijk
Een nulmeting is snel verpest. De bekendste valkuil: je gedrag aanpassen omdat je meet. Wie tijdens de turfweek ineens mappen gaat opruimen, meet zijn goede voornemens in plaats van zijn normale week. Meet de week zoals hij is; opruimen mag daarna.
Kies verder een gewone week, niet de week waarin een machine de deur uit moet en je toch al niet aan je normale ritme toekomt. Turf ook alles binnen de categorieën, dus ook de handelingen waarvan je vindt dat ze er nu eenmaal bij horen. De uitslag mag je verrassen; daar is hij voor.
Herhaal de meting ten slotte een paar weken nadat je iets veranderd hebt, met dezelfde categorieën en dezelfde eenheidstijden. Dan zie je zwart op wit of de verandering iets heeft opgeleverd, en dat overzicht is meteen je verhaal richting collega's en leidinggevende.
Veelgestelde vragen
Is één week turven niet te weinig?
Voor dagelijkse handelingen stabiliseert het beeld verrassend snel: zoeken, openen en exporteren zien er in een tweede meetweek vrijwel hetzelfde uit als in de eerste. Alleen bij sterk projectgebonden werk loont het om twee losse weken te turven en het gemiddelde te nemen.
Kan ik dit met het hele team tegelijk doen?
Dat kan prima, met dezelfde categorielijst voor iedereen, en het levert een mooi afdelingsbeeld op. Maar wacht er niet op: één eerlijke persoonlijke meting overtuigt collega's sneller dan een verplicht teambreed formulier ooit zal doen.
Wat als er geen duidelijke winnaar uitkomt?
Dan is je week gevarieerder dan gedacht, en ook dat is een uitkomst. Kies in dat geval de meest foutgevoelige handeling in plaats van de grootste, of test een kandidaat gewoon in de praktijk: probeer Thundercad 30 dagen gratis en turf daarna dezelfde week nog eens.