Een borgring van een paar cent maakt in veel maakbedrijven een opvallend lange reis. Hij ontstaat als regel in de stuklijst van Inventor, wordt overgetikt in een Excel-blad voor de calculatie, opgezocht in het ERP-systeem voor het artikelnummer en per mail bevestigd aan inkoop. Vier programma's, vier keer dezelfde informatie, en bij elke overstap een kans dat er onderweg iets verandert wat niet mocht veranderen.
Dat voortdurende schakelen tussen programma's is op veel engineeringafdelingen zo gewoon geworden dat niemand het nog ziet. Toch is elke wisseling tussen Inventor, Excel, ERP en mail in feite een handmatige koppeling tussen systemen, uitgevoerd door iemand die voor heel ander werk is aangenomen. In dit artikel breng je die wisselingen in kaart en vervang je ze één voor één door data die rechtstreeks uit Inventor stroomt: grotendeels met afspraken en je bestaande software, en waar dat past met een toolbox als Thundercad.
Elke wisseling is een handmatige koppeling
Wie vanuit Inventor naar het ERP-systeem gaat om een artikelnummer op te zoeken, doet precies wat een systeemkoppeling doet: data uit het ene pakket halen en in het andere gebruiken. Alleen loopt de verbinding hier via ogen, kortetermijngeheugen en toetsenbord. Dat werkt, tot het misgaat: een 8 wordt een 3, twee cijfers wisselen stuivertje, een regel wordt overgeslagen omdat de telefoon ging.
Het venijnige aan zulke overtikfouten is dat ze pas laat zichtbaar worden. Een verkeerd artikelnummer valt in Excel niet op en in het ERP evenmin; het valt op wanneer er een doos met de verkeerde borgringen bij de montage staat. Tegen die tijd is de fout niet meer terug te voeren op het moment waarop hij ontstond, en begint het bekende zoeken: lag het aan het model, aan de lijst of aan het bestelsysteem?
Reken het effect eens door voor een gemiddelde samenstelling. Neem als aanname een stuklijst van honderdtwintig regels, waarvan er zestig het ERP in moeten, met per regel zo'n twintig seconden opzoeken en invoeren. Dat is twintig minuten louter transportwerk per samenstelling, en dan is er nog niets fout gegaan; één verwisseld cijfer op die zestig regels kost verderop in het proces al gauw een veelvoud van die twintig minuten.
Breng eerst in kaart waar je schakelt
Verbeteren begint met zien waar de wisselingen zitten. Op de meeste engineeringafdelingen vallen ze in vier vaste categorieën:
- Stuklijstgegevens overnemen: regels uit Inventor overtikken of plakken in Excel voor calculatie, inkoop of werkvoorbereiding.
- Artikelen opzoeken in het ERP: bestaat dit onderdeel al, welk nummer heeft het, wat is de omschrijving, wie levert het.
- Bestanden zoeken in de verkenner: de juiste projectmap vinden, de export van gisteren terughalen, controleren of er al een PDF van revisie B bestaat.
- Data rondmailen: een collega vraagt het gewicht op, de klant wil een stuklijst, inkoop wil bevestigd zien welk materiaal het is geworden.
Loop een normale werkweek langs en noteer per categorie hoe vaak hij voorkomt en, belangrijker, welke gegevens er dan worden overgetikt. Precies turven hoeft niet; de verhouding is genoeg. Vrijwel altijd verschijnt hetzelfde beeld: de stuklijstroute en het opzoeken van artikelen zijn de twee grote stromen, de rest is klein leed dat optelt.
De stuklijst: van overtikken naar exporteren
De stuklijst is bijna altijd de grootste datastroom tussen Inventor en de rest van het bedrijf, en dus de plek waar schrappen het meeste oplevert. Zolang die lijst het model verlaat via kopiëren en plakken, of erger, via overtikken vanaf een tweede scherm, is elke calculatie en elke bestelling gebaseerd op een handgemaakte kopie van het model.
De oplossing is de stuklijst rechtstreeks uit het model te laten komen, in de vorm die de ontvanger verwacht. Met Export BOM van Thundercad exporteer je de stuklijst van een samenstelling in één handeling naar Excel, in je eigen sjabloon, zodat calculatie en inkoop altijd hetzelfde bestand in dezelfde opbouw krijgen. Welke kolommen daarin horen en hoe je zo'n sjabloon opzet, lees je in Stuklijsten uit Inventor naar Excel: altijd in je eigen sjabloon.
Belangrijker nog dan de gewonnen minuten: de export liegt niet. Wat in het model zit, staat in de lijst. Wijzigt de samenstelling, dan draai je de export opnieuw, in plaats van een Excel-bestand te repareren waarvan niemand meer durft te zeggen welke versie de goede is.
Benieuwd hoeveel transportwerk er in jullie stuklijstroute zit? Exporteer je eerstvolgende stuklijst met Thundercad rechtstreeks naar je eigen Excel-sjabloon en vergelijk het met de oude route.
Probeer 30 dagen gratisArtikelen raadplegen zonder Inventor te verlaten
De tweede grote stroom loopt de andere kant op: van het ERP naar de engineer. Bestaat er al een artikel voor deze buis? Welk nummer heeft die motor, en is hij nog gangbaar? In veel bedrijven betekent elke vraag: Inventor minimaliseren, het ERP openen, zoeken, het nummer op een kladje schrijven, terug naar Inventor, overtikken. Tien keer per dag is geen uitzondering.
Die route draai je om door het ERP naar Inventor te halen in plaats van andersom. Met Article Manager raadpleeg je de artikelen uit je ERP-systeem rechtstreeks vanuit Inventor en plaats je het gevonden artikel direct in je samenstelling, met nummer en omschrijving er meteen goed aan vast. Het kladje vervalt, en daarmee de overtikfout die er vroeg of laat op stond.
Zo'n werkwijze staat of valt met de kwaliteit van het artikelbestand: één artikel, één nummer, één waarheid. Hoe je dat organiseert en hoe je voorkomt dat CAD en ERP elk hun eigen versie van een artikel bijhouden, beschreven we eerder in Artikelbeheer tussen CAD en ERP: één artikel, één waarheid.
De kleine wisselingen: verkenner en mail
Blijven over: de kleine wisselingen. Afzonderlijk stellen ze weinig voor, samen vullen ze een verrassend deel van de dag. Bestanden zoeken in de verkenner is er zo één. De remedie is tweeledig: een vaste, voorspelbare plek voor elke export, zodat zoeken opzoeken wordt, en zo min mogelijk klikken om er te komen. Spreek per project af waar exports landen, en houd die afspraak ook vol als het druk is. Wie vanuit het geopende bestand met één klik in de bijbehorende map wil staan, kan dat met Go To Folder afvangen; het scheelt per keer maar een handvol klikken, en juist daarom telt het op.
Mail, ten slotte, is meestal geen eigen wisseling maar een symptoom van de vorige drie. Wie vraagt om een gewicht, een stuklijst of een bevestiging van het materiaal, vraagt eigenlijk om data die niet vindbaar of niet betrouwbaar was. Naarmate stuklijsten uit het model komen en artikelen één waarheid kennen, droogt die mailstroom vanzelf op. De vraag "welke versie is dit?" verdwijnt niet door sneller te antwoorden, maar door hem overbodig te maken.
Veelgestelde vragen
Is schakelen tussen programma's niet gewoon onderdeel van het werk?
Deels wel. Je zult altijd in meerdere systemen werken, en dat is prima zolang elk systeem doet waar het goed in is. Het onderscheid zit tussen schakelen om te beslissen en schakelen om te transporteren: het eerste is werk, het tweede is overtikken, en juist dat deel kun je elimineren.
Met welke datastroom begin ik?
Kies de stroom met het meeste overtikwerk en de duurste fouten; in de praktijk is dat vrijwel altijd de stuklijst. Die raakt calculatie, inkoop en werkvoorbereiding tegelijk, dus één verbetering betaalt zich drie keer uit. Daarna is het opzoeken van artikelen de logische tweede stap.
Heeft dit zin als ons ERP nog geen koppeling met Inventor heeft?
Ja. Een stuklijst die met Export BOM in een vast Excel-sjabloon staat, is ook zonder koppeling sneller en foutarmer dan overtikken, en vrijwel elk ERP-systeem kan zo'n bestand importeren. Wil je zien hoe dat er bij jullie uitziet, dan kun je Thundercad 30 dagen gratis proberen; via het Dashboard koppel je het daarna desgewenst aan je ERP.